Satınalmalar
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 20 iyul 2009-cu il tarixli 126 nömrəli Fərmanına əsasən, SOCAR-ın strukturunda Satınalmalar Komitəsi təsis edilib. Kollegial qurum olan Komitənin əsas fəaliyyəti SOCAR-da aparılan satınalma əməliyyatlarının qüvvədə olan qanunvericiliyə və şirkətin normativ sənədlərinə uyğun aparılmasına, əməliyyatların səmərəli təşkil edilməsinə, koordinasiyasına nəzarət etmək və SOCAR-ın satınalmalar siyasətini həyata keçirməkdən ibarətdir. SOCAR-ın fəaliyyət sahəsinin spesifikliyini nəzərə alaraq, istehsalat proseslərinin fasiləsiz və keyfiyyətli dəstəklənməsi, eləcə də aparılan satınalma əməliyyatlarının və digər məsələlərin müxtəlif aspektlərdən qiymətləndirilərək kollegial qərarların verilməsi məqsədilə Satınalmalar Komitəsi müxtəlif, xüsusilə istehsalat prosesləri ilə sıx bağlı sahələri təmsil edən rəhbər şəxslərdən formalaşdırılıb.
SOCAR səmərəli dəyərin sağlam rəqabət əsasında əldə olunmasını, müasir texnologiyaların/metodologiyaların təklif olunmasını, yeni potensiallı bazar iştirakçılarının müəyyən olunmasını dəstəklədiyi üçün şirkətdə satınalma prosedurlarının müsabiqələr yolu ilə aparılmasına üstünlük verilir. Müsabiqədən kənar (bir mənbədən) satınalma əməliyyatlarını apara bilmək üçün normativ sənədlərdə müəyyən edilmiş tələblərə ciddi riayət olunması və bunun əsaslandırılması tələb olunur. Vaxt və satınalma predmetinin mahiyyəti imkan verdikdə, təcili əsaslarla müsabiqədən kənar satınalmalar aparılır. Lakin bu zaman da bazar iştirakçıları arasında hərracların təşkil edilməsi yolu ilə ən səmərəli təklifin cəlb olunmasına nail olunur.
Satınalmalarda dəyərin müəyyənləşdirilməsi necə aparılır?
SOCAR-ın satınalmalarında ehtimal olunan dəyərin müəyyən edilməsi proseduruna xüsusi önəm verilir. Bununla bağlı ayrıca standart mövcuddur və qüvvədə olan həmin standarta əsasən ehtimal dəyəri 4 üsulla - vendorlara sorğu göndərmək, əvvəl bağlanmış müqaviləni təhlil etmək, açıq internet resurslarında (published price) mövcud olan rəsmi məlumatları araşdırmaq, məsləhətçi cəlb etmək üsulları ilə müəyyən edilir. Bu prosedurda aparılan fəaliyyətin məsul şəxsləri müəyyən olunur və bütün məlumatların məxfiliyi təmin edilir.
Ehtimal olunan dəyər proseduru zamanı bu dəyərin müəyyən edilməsində təklifi əhəmiyyətli rol oynayan bazar iştirakçısına müsabiqələrin (tender) təşkili zamanı, şirkətdaxili normativ sənədlərə uyğun olaraq, fərdi dəvətlər göndərilir. Ehtimal dəyəri sifarişçi struktur bölmələr və ixtisaslaşmış təchizat bölmələri tərəfindən aparılır. SOCAR-da təsdiq olunmuş standart sənədlərdən istifadə edilməklə, tələb tam və düzgün formalaşdırılır və yalnız bundan sonra bazar araşdırması aparılır. Ehtimal olunan dəyər proseduru zamanı mümkün risklərin müyyən edilməsi və idarə olunması Risklərin Aşkar Edilməsi Təlimatına uyğun tənzimlənir.
Satınalma müsabiqələrinə hansı sənədlər təqdim olunmalıdır?
SOCAR-da satınalma müsabiqələrində sənədləşmənin vahidliyini təmin etmək məqsədilə standart sənədlər təqdim olunur. Müsabiqəyə dəvət sənədləri (əsas şərtlər topluları) mallar, işlər və xidmətlər üçün ayrı-ayrı təsdiq edilir. Müsabiqələr zamanı bu standart sənədlərdən, o cümlədən bank təminatları ilə bağlı şablonlardan və hər bir sahə üçün ayrı-ayrı olmaqla, standart satınalma müqavilə nümunələrindən istifadə edilir. Beləliklə, iddiaçı qismində çıxış etmək istəyən bazar iştirakçıları müqavilənin ümumi və xüsusi şərtləri ilə əvvəlcədən tanış olurlar.
Müsabiqəyə dəvət sənədlərində açıq rəqabəti və şəffaflığı pozacaq tələblərin, cizgilərin, markaların əks etdirilməsinə yol verilmir. Satınalma qruplarına (tender komissiyalarına) ixtisaslaşmış təchizat bölmələrinin əməkdaşları və digər dəstəkləyici sahələrin nümayəndələri ilə yanaşı, sahə üzrə mütəxəssislər daxil edilir. Bütün bunlar tələblərin və spesifikasiyaların aşkar, müstəqil, peşəkar tərtib olunması və bu yolla da bazar iştirakçılarında aydın təsəvvürün formalaşması, daha sonra isə SOCAR üçün səmərəli təklifin seçilməsi məqsədilə edilir.
Satınalma müsabiqələrində effektivliyi və qərarların müstəqilliyini təşkil edə bilmək üçün müsabiqə təklifi texniki və maliyyə hissələrə bölünməklə ayrı-ayrı zərflərdə təqdim edilir və qiymətləndirmə də buna uyğun aparılır. SOCAR-da ehtimal dəyəri yüksək olan satınalma əməliyyatları zamanı müqavilənin yerinə yetirilməsi və avans ödənişinə görə təminatlar tələb olunur. SOCAR-ın kreditor borcluları olan malgöndərənlər (podratçılar) iddiaçı qismində iştirak etdikdə onların kreditor borclarını təminat qismində təqdim etmələri təklif olunur. Bu isə bazar iştirakçılarının xərclərinin azaldılmasına və operativliyə, asan iştiraka dəstək olur.
Satınalmanın nəticələri necə açıqlanır?
Satınalma müsabiqələrinin nəticələri təsdiq edildikdən sonra, müvafiq qaydada satınalma müqaviləsi bağlanmış iddiaçı və onun təklifi barədə iddiaçılara ümumi məlumat verilir və bu məlumatlar "Təltiflər" səhifəsində yerləşdirilir.
Satınalma müqaviləsini əsassız olaraq bağlamaqdan imtina edən və ya icra etməyən malgöndərənlərə (podratçılara) qarşı standartlara uyğun tədbirlər (bank təminatının icraya qəbulu, dəbbə pulu) görülür və belə malgöndərənlər (podratçılar) arzuolunmaz (riskli) hesab edilərək, onların SOCAR-da təşkil olunan satınalmalarda iştiraklarına yol verilmir. Bundan əlavə, SOCAR-ın ehtiyaclarının tam və peşəkarlıqla təminatının ölçülməsi məqsədilə vaxtaşırı bazar araşdırması aparılır və bunun nəticələrinə uyğun olaraq, zəruri qabaqlayıcı tədbirlər həyata keçirilir.
Satınalmalarda hansısa imtiyazlar/məhdudiyyətlər nəzərdə tutulurmu?
SOCAR-da formalaşan tələbatların yerli mallar, işlər və xidmətlər hesabına təmin edilməsini stimullaşdırmaq məqsədilə Azərbaycan Respublikası İqtisadiyyat Nazirliyinə müraciət edilərək neft və mədən sahəsi üzrə istehsalçı müəssisələrin siyahısı dəqiqləşdirilib və bu istiqamətdə tələbatların yerli müəssisələr arasında müsabiqələrin təşkil edilməsi yolu ilə təmin edilməsi həyata keçirilir. Bundan əlavə, beynəlxalq müsabiqələrin keçirildiyi bütün prosedurlarda yerli mallara, işlərə və xidmətlərə münasibətdə qanunvericiliyə uyğun güzəştli düzəlişlər olunur.
Müqavilə münasibətləri qurulmazdan öncə seçilmiş qarşı-tərəflərin (iddiaçıların) SOCAR-ın standartına uyğun olaraq yoxlanması (əgər standarta görə yoxlanmalıdırsa) aparılır. Mülki qanunvericiliyə və SOCAR-ın Korrupsiya ilə Mübarizə Standartlarına əsasən riskli məqamlar aşkar edildiyi təqdirdə, belə qarşı-tərəflə müqavilə bağlanmasına yol verilmir.
SOCAR-ın Satınalma Siyasətinə əsasən satınalma müqaviləsinin ümumi həcminin artırılması zəruri olarsa, bu halda, vahid dəyərinin, eləcə də SOCAR üçün əlavə öhdəliklər yarada biləcək iqtisadi-texniki faktorların dəyişdirilməsinə yol verilmir. Malların tədarükü, bununla bağlı təlimata uyğun olaraq, mərkəzləşdirilmiş qaydada aparılır. Müqavilənin hər hansı bir tələbinə cavab verməyən malların qəbuluna yol verilmir.
Tələbat planı
SOCAR-ın satınalma prosedurunda ilk addım tələbatın planlaşdırılmasıdır. Malların (işlərin və xidmətlərin) planlaşdırılması növbəti ilin 10 yanvarınadək tamamlanır. Bazar iştirakçılarının zəruri məlumatları əldə edərək, SOCAR-da təşkil olunacaq satınalmalara maraqlarının artırılması və beləliklə də, irəlidə satınalma prosedurlarında rəqabətin artırılması, sonda isə ən səmərəli təkliflərin cəlb edilə bilməsi məqsədilə təsdiq edilmiş planlar hər bir müəssisə üzrə bu səhifədə yerləşdilir.
Bundan əlavə, SOCAR-da “Müqavilə Planları” tətbiq olunur. Müqavilə Planlarında hər bir mal (iş və xidmət) və ya mal (iş və xidmət) qrupları üzrə satınalma prosedurlarının təşkil edilməli olduğu tarixlər, tətbiq olunacaq satınalma metodu, gəlir və xərclər smetasında nəzərdə tutulmuş büdcə, ilboyu aparılacaq satınalma prosedurlarına uyğun olaraq təyin edilmiş məsul şəxslər və digər faydalı məlumatlar yer alır.
Satınalmalara dair normativlər
SOCAR-ın satınalmaların təşkili və idarə olunması üzrə normativ sənədləri (Konsepsiya, Siyasət, Standartlar, Təlimatlar və s.) qlobal neft-qaz şirkətlərinin satınalma sahəsi üzrə tətbiq etdikləri daxili standartları, Dünya Bankının satınalmaları tənzimləmə sahəsindəki təcrübəsi öyrənilməklə və məsləhətçi şirkətlərin cəlb edilməsi yolu ilə hazırlanıb. Bu sənədlər satınalma əməliyyatlarının bütün mərhələlərini əhatə edir və hər bir proses üzrə məsul rolları və vəzifələri, sənədləşmə prosedurlarını əks etdirir. Dünyanın 4 ən nüfuzlu audit şirkətlərindən olan “PricewaterhouseCoopers” şirkəti və “KPMG” şirkətinin Azərbaycan Respublikasındakı nümayəndəliyi SOCAR-ın satınalma prosedurlarını təhlil edərək, normativ sənədlərin “Dövlət satınalmaları haqqında” Qanunun bütün mühüm aspektlərinə uyğun olduğunu bildiriblər. Şirkətin kommersiya fəaliyyəti əsasında əldə edilən vəsaitlər hesabına satınalma prosedurları SOCAR-ın daxili normativ sənədləri ilə, dövlət vəsaiti və ya dövlət zəmanətli kreditlər hesabına maliyyələşdirilən layihələr zamanı isə mütləq şəkildə “Dövlət satınalmaları haqqında” Qanunda müəyyən edilmiş satınalma prosedurları təşkil edilməklə icra edilir.
SOCAR-ın vendorları və vendor olmaq üçün müraciət
SOCAR-ın vendor sahələri üzrə rəqabətin yüksəldilməsi üçün yeni bazar iştirakçılarının müəyyən olunması məqsədilə vaxtaşırı ümumi qaydada pre-kvalifikasiya proseduru keçirilir. Bu prosedur aşağıdakılara imkan verir:
- mümkün risklərin idarə olunması və xərclərin azaldılması;
- obyektiv və zəruri tələblərə cavab verməyən malgöndərənlər (podratçılar) tərəfindən veriləcək müsabiqə təkliflərinin araşdırılmasına izafi vaxt sərf etməyərək, satınalma prosedurlarının operativ keçirilməsi;
- yaxın və ya bərabər potensiallı malgöndərənlər (podratçılar) arasında yüksək rəqabətin əldə edilməsi və daha çox zəruri potensiallı malgöndərənin (podratçının) cəlb oluna bilməsi;
- xüsusilə istehsalatla birbaşa bağlı olan müqavilələrin vaxtında icrasını təmin etməklə fasilələrə və əlavə xərclərə yol verilməməsi;
- 3-cü tərəflər qarşısında götürülmüş öhdəliklərin, eləcə də müqavilələrin peşəkar və yüksək keyfiyyətli icrasının təmin edilməsi.
Pre-kvalifikasiya prosedurlarından uğurla keçmiş malgöndərənlər (podratçılar) SOCAR-ın təsdiq olunmuş vendor siyahısında müvafiq sahə, kateqoriya və sub-kateqoriya üzrə qeydə alınır.
Prosedurların başlanması üçün satınalan təşkilatlar satınalma strategiyalarını hazırlayırlar. Strategiyada satınalma əməliyyatının bütün mühüm məqamları - təyinatı, həcmi, ehtimal dəyəri, riskləri, fərdi dəvət ediləcək vendorları, maliyyələşdirmə mənbəyi, faydaları, icra planı, rolları və s. əks olunur və səlahiyyət hədlərinə uyğun olaraq, ya qurumlarda, ya da SOCAR-ın Satınalmalar Komitəsində baxılır.